Wie regulären Projekten werden auch Projektvorlagen drei Rollen zugewiesen:
Innerhalb einer Projektvorlage unterscheidet sich die Bedeutung dieser Rollen von derjenigen der Rollen in einem Projekt. Innerhalb eines Projekts werden die drei Rollen zur Kontrolle des Zugriffs zu verschiedenen Bereichen des Projekts wie Dokumenten und Diskussionen verwendet. In einer Projektvorlage dagegen werden die Rollen zur Kontrolle des Zugriffs in den Projekten verwendet, die mit Hilfe der Vorlage erstellt werden.
Wenn beispielsweise Benutzer Heinz G. ein Mitglied der Rolle "Projektgast" in der Projektvorlage T ist und der Projektgast-Rolle der Zugriff zur Ansicht von Dokumenten gewährt wird, bedeutet dies noch nicht, dass Heinz G. über das Zugriffsrecht zur Ansicht von Dokumenten in der Projektvorlage T verfügt. Stattdessen bedeutet dies, dass wenn Projekt "P" auf der Basis der Projektvorlage T erstellt wird, Heinz G über das Zugriffsrecht zur Ansicht der Dokumente in Projekt "P" verfügt. Natürlich können die Rollenmitgliedschaften und Berechtigungen in Projekt P zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.
Ferner muss der Zugriff auf die Daten innerhalb der Projektvorlage selbst kontrolliert werden. Die Vorlage kann nur von Benutzern bearbeitet werden, die in der Projektvorlage über die Rolle des Projektleiters verfügen. Außerdem können nur die Benutzer, die in der Projektvorlage über die Rolle des Projektleiters verfügen, Projekte auf der Basis der Vorlage erstellen. Zur Verwaltung der Projektvorlagen muss ein Benutzer über die Aktivitätenberechtigung zum Verwalten von Oracle WebCenter Collaboration-Projekten verfügen.