通常のプロジェクトと同様に、プロジェクト・テンプレートは次の3つの役割に関連付けられています。
プロジェクト・テンプレート内の役割の定義は、プロジェクト内の役割の定義とは異なります。プロジェクトでは、上記の3つの役割は、ドキュメント、ディスカッションなど、プロジェクトのさまざまな内容へのアクセスを制御するために使用されます。ただし、プロジェクト・テンプレート内では役割を使用し、テンプレートから作成されるプロジェクトでアクセスを制御します。
たとえば、Maryというユーザーが、プロジェクト・テンプレート「T」のプロジェクト・ゲストの役割が割り当てられたメンバーであり、このプロジェクト・ゲストの役割に対してドキュメントを表示する権限が付与されている場合でも、Maryにプロジェクト・テンプレート「T」のドキュメントを表示する権限があるとは限りません。ただし、プロジェクト・テンプレート「T」を基にしたプロジェクト「P」が作成されると、Maryにはプロジェクト「P」内のドキュメントを表示する権限が与えられます。また、プロジェクト「P」内の役割のメンバーシップおよび権限は、後で編集することができます。
プロジェクト・テンプレート自体へのアクセスも制御する必要があります。プロジェクト・テンプレートでプロジェクト・リーダーの役割を割り当てられたユーザーのみが、テンプレートを編集できます。また、プロジェクト・テンプレートでプロジェクト・リーダーの役割を割り当てられたユーザーのみが、テンプレートからプロジェクトを作成できます。プロジェクト・テンプレートを管理するには、Collaborationプロジェクトの管理に必要なアクティビティ権がユーザーに必要となります。