Configuración Principal (Filtro)

Un filtro define condiciones que los enlaces de documento deben superar para ordenarse en las carpetas asociadas del directorio. Un filtro se puede asociar a varias carpetas de documentos y una carpeta de documentos puede tener varios filtros asociados.

Un filtro es una combinación de una búsqueda de campos básicos y sentencias. La búsqueda de campos básicos funciona en el nombre, la descripción y el contenido de los documentos. Las sentencias pueden funcionar sobre campos básicos o sobre cualquier otra propiedad adicional del documento. Las sentencias definen lo que debe ser verdadero o no para permitir que el documento supere el filtro. Las sentencias se pueden recopilar en agrupamientos. Los agrupamientos definen si las sentencias se evalúan con un operador AND (todas las sentencias son verdaderas) o con un operador OR (cualquiera de las sentencias es verdadera). Si algunas de las sentencias se evalúan con un operador AND y otras con un operador OR, puede crear agrupamientos distintos para las sentencias. También puede crear subagrupamientos o agrupamientos anidados, en los que los agrupamientos se contienen unos a otros. Las sentencias del agrupamiento de nivel más bajo se evalúan primero para definir un juego de objetos. A continuación, se aplican las sentencias del agrupamiento del siguiente nivel superior a ese juego de objetos para filtrar aún más el juego de objetos. El proceso de filtrado continúa en los sucesivos niveles de agrupamientos hasta que se han evaluado todos los agrupamientos de sentencias.

1. Para buscar el nombre, la descripción y los valores de contenido, escriba el texto que desea buscar en el cuadro de texto Búsqueda de Campos Básicos. Puede utilizar las reglas de búsqueda de texto.

2. Seleccione el operador para el agrupamiento de sentencias que va a crear:

• Si un documento supera el filtro sólo cuando todas las sentencias del agrupamiento son verdaderas, seleccione AND.

• Si un documento supera el filtro cuando alguna sentencia del agrupamiento es verdadera, seleccione OR.

Nota: El operador que seleccione para un agrupamiento se aplica a todas sus sentencias y subgrupos directamente debajo de él.

3. Defina cada sentencia en el agrupamiento:

1. Haga clic en Agregar Sentencia.

2. En la primera lista desplegable, seleccione la propiedad que se puede buscar para la que desea filtrar los valores.

3. En la segunda lista desplegable, seleccione el operador que se aplicará a esta condición. Esta lista varía en función de la propiedad seleccionada:

• Para cualquier propiedad del texto, puede buscar un valor que contenga su cadena de búsqueda o bien propiedades que nunca hayan contenido un valor (No Contiene Valor).
  
  Nota: Si la propiedad ha contenido un valor en algún momento, pero éste se ha suprimido, la propiedad no coincidirá con la condición No Contiene Valor.

• Para cualquier propiedad de fecha, puede buscar un valor que esté después, esté antes, sea o no sea la fecha y hora que especificó en los cuadros. También puede buscar un valor que esté dentro de los últimos minutos, horas, días o semanas que introduzca en el cuadro.

• Para cualquier propiedad numérica, puede buscar un valor que sea mayor que, sea menor que, sea, no sea, sea mayor que o igual a o sea menor que o igual al número que especificó en el cuadro de texto.

4. En el cuadro (o cuadros), especifique el valor que debe cumplir la propiedad.
   
   Nota: Si está buscando una propiedad de texto, puede utilizar las reglas de búsqueda de texto.

• Para agregar más sentencias, repita estos pasos.

• Para suprimir la última sentencia de propiedad del agrupamiento, seleccione la agrupación y haga clic en Eliminar Sentencia.

4. Si es necesario, agregue más agrupamientos:

• Para agregar más agrupamientos, seleccione el agrupamiento al que desea agregar un subagrupamiento y haga clic en Agregar Agrupamiento. A continuación, defina las sentencias para ese agrupamiento (tal y como se describe en el paso 3).
  
  Nota: No se puede agregar un agrupamiento al mismo nivel que el Agrupamiento 1.

• Para eliminar un agrupamiento, selecciónelo y haga clic en Eliminar Agrupamiento.
  
  Notas:

• También se eliminarán todos los agrupamientos y sentencias de ese agrupamiento.

• No se puede eliminar el Agrupamiento 1.

5. Para verificar que el filtro funciona, haga clic en Probar Filtro. Los resultados de la prueba aparecen en Informe de Prueba de Filtro.

6. Para guardar el objeto, haga clic en Terminar. Para cancelar esta acción, haga clic en Cancelar.

Prueba de Filtros

Puede probar los filtros antes de utilizarlos intensivamente. Para probar los filtros, explore contenido en una carpeta de prueba; a continuación, realice una de las siguientes pruebas:

• Ejecute una búsqueda avanzada en la carpeta utilizando los mismos criterios empleados para el filtro. Si la búsqueda avanzada devuelve el contenido que espera, puede aplicar el filtro a la carpeta correspondiente con la confianza de que permitirá que los documentos correctos se clasifiquen en la carpeta.

• Agregue los filtros a las subcarpetas y realice una ordenación inteligente para ordenar el contenido en las subcarpetas según los filtros. Si las subcarpetas incluyen el contenido que espera, significa que los filtros funcionan correctamente.

• Para mostrar la página asociada a este tema de ayuda:

1. Haga clic en Administración.
2. Abra el editor de filtros:
• Para crear un filtro nuevo:
1. Abra una carpeta administrativa.
2. En la lista desplegable Crear Objeto, haga clic en Filtro.
• Para editar un filtro existente:
1. Acceda al filtro que desea editar.
2. Haga clic en el nombre del filtro.